Businesscase Unified Communications bij Microsoft
Zojuist is door Microsoft Information Technology een onderzoek afgerond naar de toegevoegde waarde van Unified Communications voor de bedrijfsvoering van Microsoft . Klik hier voor het rapport.
"Unified communications" is een verzameling van samenhangende diensten gericht op het verbeteren en vereenvoudigen van de communicatie tussen de medewerkers in een bedrijf. Denk daarbij aan toepassingen als Instant Messaging (chatten), Presence (teken of je al dan niet aanwezig bent), Vergaderen via het web, Telefoneren via het web, en Mailen.
Het gaat hierbij om geïntegreerde communicatie. Dit is een belangrijk onderdeel van Het nieuwe werken.
Microsoft cijfers gebruik Unified Communications per maand
| Tyoe communicatie | Aantal gebruikers | Aantal
transacties |
| Instant messaging + Presence | 150,000 | 70 miljoen instant messages
2 miljoen peer-to-peer audio conversaties |
| Conferencing | 150,000 | 60,000 bijeenkomsten met totaal van 220000 uur per persoon |
| Voice | 40,000 | 1 miljoen gesprekken |
| Unified messaging | 75,000 | Niet genoemd |
Om de toegevoegde waarde van deze diensten voor de bedrijfsvoering van Microsoft te kunnen bepalen heeft zij gebruik gemaakt van het door Forrester Reasearch ontwikkelde “Business Value Framework”.
Kosten
Twee producten uit het assortiment van Microsoft zijn ingezet om de communicatie te verbeteren, Office Communication server en Exchange server.
Volgens het rapport van Microsoft gelden hiervoor de volgende afschrijvingen (totalisering van hardware, telefoons, software en services, migratie en beheer).
Tabel 1. Exploitatielasten Office Communications Server
| | jaar 1 | jaar 2 | jaar 3 |
| Totale kosten in $ | 30,112,850 | 19,328,527 | 19,328,527 |
Tabel 2. Exploitatielasten Exchange Server Unified Messaging
| | jaar 1 | jaar 2 | jaar 3 |
| Totale kosten in $ | 2,630,800 | 1,850,000 | 1,850,000 |
Baten
Bij de baten is een onderscheid gemaakt tussen productiviteitswinst en kostenreductie.
Cases van productiviteitswinst
Door verbetering van de communicatie werd over een periode van een jaar werd de productiviteit van de medewerkers vergroot met $ 86.000.000. Per dag kwam 28 minuten beschikbaar voor andere activiteiten.
“Equation: ours saved per day × workdays per year × cost per hour × percentage used for other activities”
Door vermindering van de reistijd werd over een periode van een jaar de productiviteit van de medewerkers vergroot met $17,000,000. Een totaal aantal van 45600 reizen werd voorkomen.
“Equation: Number of trips saved × average hours per trip × cost per hour × percentage used for other activities”
Door verkorting van de doorlooptijd van verkooptrajecten werd een stijging bereikt van 6.5% van het totaal aantal uitgebrachte proposities. Dit vertegenwoordigt een marge van $10,920,000
“Equation: Number of salespeople × revenue per proposal × increased number of proposals × profit margin”
Niet gekwantificeerd werd de productiviteitswinst door:
- Versnelde afronding van projecten;
- Behoud van medewerkers voor het bedrijf;
- Binding van medewerkers aan het bedrijf;
- Sneller kunnen oplossen van problemen of vragen van klanten.
Cases kostenreductie
Een vermindering van het aantal reizen per medewerker met 10% wat neerkomt op een besparing van $93,000,000 op jaarbasis.
“Equation: Number of trips saved × average cost per trip”
Een vermindering van het aantal traditionele teleconferenties met 50% wat neerkomt op een besparing van $3,100,000 op jaarbasis.
“Equation: Cost per minute × number of minutes used × percentage of reduction in minutes”
Een vermindering van de IT infrastructuurkosten en administratiekosten van $1,650,000 op jaarbasis.
“Equation: Reduction in cost per move × number of moves per year”
Een vermindering van huisvestingskosten en facilitaire kosten van $644,000 op jaarbasis.
“Equation: Cost per square foot × square feet saved per person × number of people”
Effect op milieu
In het rapport wordt gemeld dat door invoering van nieuwe communicatiemiddelen een positief effect is bewerkstelligd op het milieu. Het gaat om een reductie op jaarbasis van de CO2 uitstoot met 17.000 “metric tons”.
Conclusie Microsoft
Microsoft concludeert dat de investering in nieuwe comnmunicatie-middelen van totaal $76 miljoen jaarlijks een voordeel oplevert voor Microsoft van $212 miljoen.
Kanttekeningen
Er is veel waarde te behalen in bedrijven en organisaties door op een andere wijze te communiceren en samen te werken. Ik vind het een goede zaak dat Microsoft op basis van het Forrester model een serieuze poging onderneemt om hiervoor een businesscase op te stellen. Met commerciele bijbedoelingen, zult u misschien denken.
Toch is het interessant om vast te stellen of de aangereikte formules ook voor uw bedrijf of organisatie van toepassing zijn.
Die formules zijn misschien discutabel of voor verbetering vatbaar, maar heeft u betere formules beschikbaar? En wat minstens zo belangrijk is, zijn de feitelijk meetbare gegevens die Microsoft presenteert over haar werkprocessen binnen uw bedrijf even transparant?
Het is natuurlijk wel zo dat Microsoft een zeer bijzonder bedrijf is en dat haar kengetallen niet zondermeer op elke andere situaties kunnen worden toegepast.
- De medewerkers van Microsoft zijn trots op de middelen uit hun eigen portfolio en hebben dus een positieve grondhouding om deze middelen in hun eigen praktijk toe te passen;
- Ik denk dat voor circa 90% van de Microsoft medewerkers dit soort middelen ook direct bruikbaar zijn (het zijn vooral informatiewerkers of kenniswerkers);
- De leercurve die de medewerkers bij Microsoft moeten doorlopen om de nieuwe communicatiemiddelen effectief in te zetten is relatief laag, schat ik zo in;
- Microsoft is een groot wereldwijd opererend bedrijf dat sterk te maken heeft met geografische spreiding van bedrijfsactiviteiten. Hierdoor is dan ook extra winst te behalen uit dit soort communicatiemiddelen.
Al met al een belangwekkend onderzoek dat in ieder geval helpt om de businesscase handen en voeten te geven. De formules die worden aangereikt zijn misschien ook voor andere bedrijven bruikbaar.
Artkel: Unified Communications Improves Business Outcomes, Lowers Costs, and Enhances Environmental Sustainability
