“Kenniswerken kan 20% goedkoper” stelt KB&P, in een onderzoek naar effecitiviteit van de kenniswerker (klik hier voor het onderzoek)
Dat klinkt ons natuurlijk als muziek in de oren in een tijd waarin het alsmaar gaat over crisis, kostenreductie en bezuinigingen.
| “Het marktonderzoek brengt in kaart waar de mogelijke verbeteringen in de productiviteit bij organisaties kunnen worden gevonden” |  |
Wat mij opviel was dat kostenreductie en productiviteit in een adem werden genoemd. Laat ik daarom even het geheugen opfrissen via Wikipedia. Heb je daar geen behoefte aan, sla dit stukje dan over.
Productiviteit is een begrip uit de economie dat de relatie tussen efficiëntie en effectiviteit weergeeft waarmee een organisatie of een hele economie de productiemiddelen (offers) om weet te zetten in resultaat. De productiviteit kan worden uitgedrukt als het quotiënt van het Resultaat en de Offers (P = R / O).
Een (voorgenomen) handelwijze is doelmatig of efficiënt als de betreffende inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel en de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten.
Efficiëntie kan ook in getallen weergegeven worden door de verhouding tussen de normatief gebrachte offers en de werkelijk gevergde offers (Efficiëntie = Onorm./Owerk.).
Als men per dag 100 uur als te werken norm had aangegeven en er zijn maar tachtig uur nodig, dan is de efficiëntie = 100/80 = 1,25. Dit kan ook in procenten worden weergegeven. Dan wordt het 125%.
(3) Een (voorgenomen) handelwijze is effectief of doeltreffend als de betreffende inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. In feite wordt dus het effect gemeten van een bepaalde handeling.
Indicatoren voor productiviteit van kenniswerkers
Terug naar het rapport van KB&P. Laten wij eens kijken naar de uitkomsten: “De huidige performance, op het gebied van de productiviteit van kenniswerkers, is niet rechtstreeks te meten. Er zijn (volgens KB&P) wel twee belangrijke indicatoren die een beeld geven van de productiviteit.
- De eerste is de hoeveelheid tijd die kenniswerkers aan niet-kenniswerk besteden of besteden aan kenniswerk dat al eerder door collega’s is gedaan.
- De tweede indicator is de hoeveelheid kennis die binnen organisaties wordt gedeeld. Kenniswerk valt en staat met de toegang tot kennis en deze is vaak in de vorm van informatie binnen organisaties opgeslagen”.
Dit zijn uitgangspunten voor het onderzoek dat KB&P heeft uitgevoerd. Op een vraag van mijn kant aan Paul Ruijgrok (principal consultant bij KB&P) wat hij onder een kenniswerker verstaat licht hij toe: ”..…Ik maak onderscheid tussen kenniswerkers en informatiewerkers: Een kenniswerker is een hoog opgeleide medewerker die kennis genereert of ontwikkelt, overdraagt en/of toepast, waarbij een zekere mate van inventiviteit (in tegenstelling tot routine) nodig is. Indien er meer sprake is van routine, dan spreek ik liever van een informatiewerker....”
Uitkomsten rapport
“Uit het onderzoek blijkt dat per kenniswerker in totaal bijna 18 uur per week verloren gaat. Dat is meer dan 40% van de werkweek. Het ordenen en opslaan van informatie kost 3 uur per week. Niet-kennis taken zoals management en administratie vragen 5 uur per week. Het zoeken naar informatie kost nog eens 5 uur per week. Tenslotte wordt nog eens 5 uur per week besteed aan kenniswerk dat al eerder binnen de eigen organisatie is uitgevoerd, maar waar de kenniswerker niet van op de hoogte was”.
Bedrijven en organisaties verschillen onderling echter sterk in de mate waarin tijd van kenniswerkers verloren gaat en er dus winst te behalen valt. Je ziet een hogere score bij:
- Bedrijven die gebruik van technologieën gericht op het delen van kennis en informatie zoals Email, Intranet, Zoeken, DMS, Virtuele Omgeving, Social networking, Wiki, Blog, Social bookmarking; en bij
- Bedrijven die een cultuur hebben die gericht is op het delen van (expliciete) kennis en informatie.
Technologie mijdende bedrijven scoren slechter waar het op kennisdeling aankomt dan bedrijven die open staan voor nieuwe technologie.
“Organisaties die hun kennis delen en goed toegankelijk maken, onderscheiden zich op de volgende wijze van de gehele groep:
- Zij hebben 4 maal minder mensen die geen email gebruiken;
- Zij werken 2 maal zo vaak met blogs;
- Zij werken 4 maal zo vaak met een virtuele omgeving om informatie te delen;
- Zij werken 2 maal zo vaak met een zoekmachine;
- Ze houden elkaar 2 keer zo vaak op de hoogte van waar ze mee bezig zijn;
- Ze beleven anderhalf keer zo vaak dat kennisdelen en samenwerking de carrière positief beïnvloedt”.
Het rapport concludeert dat er al met al voor veel bedrijven een belangrijke productiviteitswinst is te boeken voor de kenniswerkers.
Stuk voor stuk zijn dit denk ik belangrijke inzichten. Echter moeten wij ons wel realiseren dat de begrippen efficiency en effectiviteit nogal door elkaar worden gebruikt. Volgens mij gaat het rapport vooral in op effciencywinst, dat is niet onbelangrijk, maar het is goed om je te realiseren dat dit iets anders is dan vergroting van de effeciviteit van kenniswerkers.
Over de verwarring van effectiviteit en efficiencestaat in Wikipedia:
“Efficiëntie en effectiviteit zijn twee gerelateerde begrippen met een delicaat maar niettemin belangrijk verschil in de betekenis.
Ze worden regelmatig per abuis door elkaar gebruikt.
Efficiëntie of doelmatigheid is de mate van gebruik van middelen om een bepaald doel te bereiken. (Metafoor: de korte route naar het doel.) Een proces wordt efficiënt genoemd als het ten opzichte van een norm weinig middelen gebruikt. Deze middelen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op tijd, inspanning (manuren), grondstoffen of geld.
Effectiviteit of doeltreffendheid daarentegen geeft aan dat de uitkomst van het proces gerealiseerd wordt. (Metafoor: het doel raken.)
In tegenstelling tot efficiëntie heeft het dus geen betrekking op het proces zelf, maar op de uitkomst ervan”.
Onderzoek roept nieuwe vragen op
Op basis van het onderzoek heb ik aantal opmerkingen en vragen op een rij gezet:
- Welke toegevoegde waarde hebben nieuwe technologieën zoals wikis, blogs, social networking voor de vergroting van de productiviteit of het innovatievermogen van kenniswerkers en waar zit ‘m dat dan in? Hoe kunnen wij dat concreet maken?
- In welke fase van het kennisproces zit dat? Als de kenniswerkers nog in de opbouwfase zitten van kennis (tacit, implicit knowledge) of als de kennis geconsolideerd is en als digitale informatie beschikbaar gesteld kan worden aan anderen(expolicit knowledge)?
- Hoe tevreden of ontevreden zijn organisaties over de ingezette technologie en waarom?
- Zal een bedrijf of organisatie zijn investering in nieuwe technologieën louter baseren op het efficiënter kunnen laten verlopen van processen van slechts een deel van de medewerkerspopulatie, namelijk de kenniswerkers (stel op 10-30% afhankelijk van type bedrijf)?
- Springt het management een gat in de lucht als je in een businesscase kunt aantonen dat de kenniswerkers 20% goedkoper kunnen werken bij invoering van nieuwe technologie, of verzuchten zij dat de kenniswerkers ook na de investering gewoon op de loonlijst blijven staan?
- Is dit met name een lastige vraag voor investeringen in technologie die eigenlijk bedoeld is voor de totale onderneming (intranet, zoeken, DMS, Virtuele werkplek)?
- Andere technologieën zoals Social Bookmarking, Blog, Wiki, Social Networking, Chat, bevinden zich vaak buiten de grenzen van het bedrijf of de organisatie, vergen nauwelijks of geen investering in middelen. Maar het gebruik van deze middelen gaat wel over de grenzen heen van het bedrijf. Hoe kijken organisaties aan tegen het gebruik van dit soort middelen in de context van het nieuwe werken. Wat is de kracht ervan, maar ook welke risico’s.?
- Betekent het laatste dat het kennisvraagstuk steeds meer een vraagstuk is dat zich over de grenzen van het bedrijf heen verplaatst?
KORTOM MEER VRAGEN DAN ANTWOORDEN.
Interessante links in deze context:
The Productivity Paradox of Information Technology: Review and Assessment
Productivteits paradox investeringen in informatietechnologie
2 opmerkingen:
Beste Frans,
Het heeft even geduurd maar bij deze mijn bescheiden antwoorden op deze grote vragen. Ik heb voor mijn eigen gemak de volgorde omgegooid.
5."Springt het management een gat in de lucht als je in een businesscase kunt aantonen dat de kenniswerkers 20% goedkoper kunnen werken bij invoering van nieuwe technologie, of verzuchten zij dat de kenniswerkers ook na de investering gewoon op de loonlijst blijven staan?"
Mijn antwoord, ze zouden zonder meer een gat in de lucht springen. In de praktijk echter zul je dit weinig tegenkomen omdat verhoogde efficientie moeilijk hard te maken is in een business case. Dit soort business cases zijn altijd gebaseerd op zeer discutabele assumpties.
4. “Zal een bedrijf of organisatie zijn investering in nieuwe technologieën louter baseren op het efficiënter kunnen laten verlopen van processen van slechts een deel van de medewerkerspopulatie, namelijk de kenniswerkers (stel op 10-30% afhankelijk van type bedrijf)?”
Jawel, en zeker in bedrijfstakken waar profit nauw gerelateerd is aan innovatie. In zo’n organistaie worden kenniswerkers beschouwd als de “queen bees”.
3. “Hoe tevreden of ontevreden zijn organisaties over de ingezette technologie en waarom?”
Ik denk dat organisaties meer tevreden zijn over ingezette technologie naarmate ze er beter in geslaagd zijn om de niet op technologie gebaseerde bedrijfsprocesses op een zodanige manier efficienter te maken dat technologie hun met een heel grote sprong voorwaarts helt. Ik denk dat met name die bedrijven teleurgesteld zullen zijn in nieuwe technologie naarmate ze ervanuit gaan dat de technologie zonder enig andere inspanning leidt tot verbeterde efficientie. De beste consultant op het gebied van introductie van nieuwe technologie is diegene die dat voor de klant het meest inzichtelijk kan maken.
7. “Andere technologieën zoals Social Bookmarking, Blog, Wiki, Social Networking, Chat, bevinden zich vaak buiten de grenzen van het bedrijf of de organisatie, vergen nauwelijks of geen investering in middelen. Maar het gebruik van deze middelen gaat wel over de grenzen heen van het bedrijf. Hoe kijken organisaties aan tegen het gebruik van dit soort middelen in de context van het nieuwe werken. Wat is de kracht ervan, maar ook welke risico’s.”
Als ik kijk naar de non profit sector heb ik het idée dat de goeie organisaties proberen hun staff zoveel mogeijk te stimuleren om over de grenzen van het bedrijf heen te kijken en naar binnen te halen wat nuttig is. Er is over het algemeen is er weining vrees voor concurrentie.
8. “Betekent het laatste dat het kennisvraagstuk steeds meer een vraagstuk is dat over de grenzen van het bedrijf heen gaat?”
Volgens mij is dat altijd al zo geweest maar is het delen van kennis in het huidige systeem belemmerd door intellectual property rights. Intellectual property rights is een typische dingetje van deze tijd. Ver voor deze generatie van kenniswerkers en waarschijnlijk ook in de toekomst is het kennisvraagstuk een vraagstuk dat over de grenzen van het bedrijf en land heen gaat. In andere woorden, de huidige situatie is een aberatie van de natuurlijke kennisontwikkelingssituatie.
1. “Welke toegevoegde waarde hebben nieuwe technologieën zoals wikis, blogs, social networking voor de vergroting van de productiviteit of het innovatievermogen van kenniswerkers en waar zit ‘m dat dan in? Hoe kunnen wij dat concreet maken?”
De toegevoegde waarde is een snellere omlooptijd van ideenuitwisseling omdat het vinden delen en samen ontwikelen van kennis steeds minder plaatsgebonden is. Darwin had in zijn tijd een kennisnetwerk van 2000 mensen met wie hij een of meerdere keren in zijn leven per brief ideeen uitwisselde. Darwin was daarmee in een zeer bevoorrechte situatie hoewel de communicatie uiterst traag was. Hoeveel mensen met dezelfde capaciteiten als Darwin hebben er toen geleefd die niet deze luxe hadden. Hoe veel meer zouden we nu weten als die mensen de zelfde communicatietechnologie hadden als wij nu. Met andere woorden, kennisuitwisseling gaat nu waarschijnlijk met een duzelingwekkende vaart vooruit op een veelheid van kennisdomeinen die niemand meer kan overzien.
2. “In welke fase van het kennisproces zit dat? Als de kenniswerkers nog in de opbouwfase zitten van kennis (tacit, implicit knowledge) of als de kennis geconsolideerd is en als digitale informatie beschikbaar gesteld kan worden aan anderen(explicit knowledge)?”
In een vroeg fase van het kennisproces is er waarschijnlijk meer behoefte aan snelle uitwisseling van kleine ideeen die ook weer snel overboord gezet kunnen worden als het niet blijkt te kloppen. Naarmate het kennis op een bepaald terrein meer volwassen wordt zijn er minder interactieve media nodig. Een library is dan al fantastisch.
Groet,
Heinz
Interessant artikel! Als aanvulling zou ik graag het onderzoek willen inzien, maar de link werkt niet. Is het nog ergens beschikbaar?
Een reactie posten